Chociaż wydawać by się mogło, że w przewozie towarów z punktu A do punktu B nie ma nic trudnego, proces ten należy skrzętnie zaplanować. Tylko wówczas transport zakończy się powodzeniem i spełni oczekiwania klienta. Jak więc wygląda planowanie transportu? Jakie czynności wykonuje się w ramach procesu transportowego?
Proces transportowy i jego elementy. Co to jest planowanie?
Żeby towar bez przeszkód dotarł pod wskazany adres, należy prawidłowo zaplanować proces transportowy. Czym on jest i z jakich czynności się składa? Proces transportowy to nic innego jak szereg skorygowanych ze sobą działań, w wyniku których towar zostaje dostarczony odbiorcy. Oto najważniejsze elementy procesu transportowego:
- czynności organizacyjne,
- czynności wykonawcze,
- czynności handlowe.
W ramach czynności organizacyjnych przygotowuje się niezbędne dokumenty oraz planuje trasę przejazdu. Czynności wykonawcze obejmują wszystkie czynności angażujące pojazd, czyli nie tylko sam przewóz, ale i załadunek oraz wyładunek towaru. Czynności handlowe natomiast dotyczą kwestii finansowych, a ściślej mówiąc opłat transportowych.
Planowanie transportu to jedno z najważniejszych zadań w firmie spedycyjnej. Pozwala bowiem optymalnie zorganizować przewóz ładunków, co jest źródłem zysków. Im bardziej klienci będą zadowoleni, tym chętniej będą korzystać z usług podmiotu. Polecą go także innym zleceniodawcom.
Zobacz również: Na czym polega kompleksowa spedycja drogowa
Zadowolenie klienta nie jest jednak jedyną kwestią, na którą należy zwrócić uwagę podczas planowania transportu. Istotną kwestią jest również minimalizacja kosztów wykonania usługi. Ma być tanio, a zarazem bezpiecznie i bez opóźnień.
Etapy procesu transportowego
- Proces transportowy charakteryzuje się dużą złożonością. Można go podzielić na kilka etapów. Najważniejsze to:
- Planowanie szczegółów związanych z przemieszczaniem się ładunku
- Przygotowanie towarów do transportu
- Organizacja procesu przemieszczania się ładunku
- Proces przewozowy – fizyczne przemieszczanie się ładunku
- Zadbanie o elementy prawno-finansowe operacji
- Analiza kosztów oraz ocena jakości procesu
W ramach każdego z etapów przeprowadza się szereg czynności. Poszczególne działania są wspierane przez nowoczesne rozwiązania informatyczne. Usprawnia to planowanie procesu transportowego i jego realizację. Pozwala również obniżyć koszty prowadzenia działalności. Żeby poszczególne etapy planowania transportu przebiegły bez zastrzeżeń, konieczna jest również wykwalifikowana kadra.
Przebieg procesu transportowego
Planowanie transportu rozpoczyna się w momencie przyjęcia przez spedytora zlecenia spedycyjnego. Jest on odpowiedzialny m.in. za wybór przewoźnika, ale również organizacji przewozu pod kątem przygotowania przesyłki, jej załadunku i ubezpieczenia. Spedytor wystawia również list przewozowy CMR, opracowuje harmonogram procesu transportowego oraz podpisuje umowę z przewoźnikiem.
Akceptując zlecenie transportowe, przewoźnik zobowiązuje się do podstawienia samochodu w określone miejsce i w określonym czasie. Po zapakowaniu i załadowaniu towarów ładunek rusza w trasę. Następnie po dostarczeniu przesyłki pod wskazany przez zleceniodawcę adres dochodzi do podpisania dokumentów potwierdzających odebranie towaru przez odbiorcę.
Potem kierowca dostarcza dokumenty do księgowego firmy spedycyjnej i rozlicza się, np. z poniesionych wydatków na paliwo. Po dopełnieniu wszelkich formalności księgowy nadaje zleceniu status „wykonane”.
Przebieg procesu transportowego jest cały czas monitorowany przez spedytora, który czuwa nad załadunkiem, transportem i wyładunkiem towarów. Do jego zadań należy również wychwytywanie ewentualnych niedociągnięć i wprowadzanie usprawnień.
Profesjonalne firmy transportowe zatrudniają również specjalistów ds. tworzenia raportów. Zajmują się oni analizą danych w celu kontroli jakości świadczonych usług. Szczegółowo przyglądają się poszczególnym etapom procesu planowania i temu, jak zostały zrealizowane. Dzięki ich pracy przedsiębiorstwo może usprawnić proces transportu.
